Họp trực tuyến đang phát triển nhanh và mạnh mẽ hơn bao giờ hết hơn trong thời đại công nghệ 4.0 này. Các ứng dụng họp trực tuyến trở nên phong phú hơn, tính năng đa dạng đáp ứng nhu cầu họp mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp.
Vì sao nên sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến
Với việc các ứng dụng công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Bạn không phải lo lắng khi làm việc ở bất cứ đâu: ở nước ngoài, đi công tác... mà lại có cuộc họp quan trọng sắp diễn ra ở công ty, việc họp luôn có thể sắp xếp dễ dàng và nhanh chóng nhất!
Tất nhiên họp trực tuyến có rất nhiều ưu điểm để doanh nghiệp có thể cân nhắc thay đổi phương pháp họp truyền thống của mình.
-
Giúp mọi người dễ dàng tham dự buổi họp: Đây là điểm cộng phải kể đến đầu tiên của việc sử dụng ứng dụng họp trực tuyến. Bạn có thể làm ở bất cứ đâu và đang cầm trên tay thiết bị nào cũng có thể dễ dàng tham gia cuộc họp ngay lập tức chỉ với vài thao tác đơn giản. Cuộc họp trở nên linh hoạt và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết.
-
Tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng và đúng thời gian : Họp online thông qua những ứng dụng trực tuyến đảm bảo được thông tin được báo đến đúng thành viên, đúng thời gian theo lịch trình sẵn có
-
Có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, video thuyết trình đồng thời: Điều này đối với việc họp truyền thống như ngày trước quả thực khá khó khăn. Nhưng đối với những ứng dụng họp trực tuyến, mọi tài liệu, video liên quan đến buổi họp có thể chia sẻ dễ dàng, giúp cho những người tham dự hiểu sâu sát tất cả những vấn đề trong buổi họp cần truyền tải.
-
Tiết kiệm chi phí hậu cần: Tổ chức họp truyền thống thường khá tốn chi phí hậu cần như nước uống, in ấn tài liệu liên quan, chi phí đi lại, rủi ro bệnh trong mùa dịch... Nên với việc họp trực tuyến, mọi thứ trở sẽ trở nên giản đơn hơn nhiều, chỉ cần nơi họp có kết nối với internet, bài toán khó này sẽ được giải quyết ngay.
-
Góp phần bảo vệ môi trường : Thực tế khi ngồi trong phòng làm việc và không cần phải đi ra ngoài để gặp gỡ khách hàng, họp giao ban , đồng nghĩa rằng chúng ta sẽ không sử dụng các phương tiện giao thông để đi lại, góp phần giảm thiểu lượng CO2. Điều này vừa giúp tiết kiệm nhiên liệu và đóng góp vào việc bảo vệ môi trường
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Các ứng dụng họp trực tuyến phổ thông :
Zoom Cloud Meeting : Hàng TOP xếp đầu tiên phải được kể đến ngay đó chính là Zoom Cloud Meeting - ứng dụng với hơn 170.000 tổ chức đã và đang sử dụng. Zoom Cloud Meeting thực sự là một ứng dụng lý tưởng cho những người hay đi công tác hoặc thường xuyên di chuyển. Zoom có cả bản miễn phí và trả phí. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đều hướng tới sử dụng bản trả phí vì có thêm nhiều tính năng ưu việt hơn bản miễn phí và chi phí cũng rất thấp.
Ưu điểm :
- Chất lượng cuộc gọi ổn định, chia sẻ màn hình với độ nét cao
- Hỗ trợ đa nền tảng, thiết bị sử dụng
- Có thể lưu trữ và tìm kiếm lại những cuộc họp, thông tin quan trọng
- Thao tác và cài đặt dễ dàng với sự hỗ trợ từ South Telecom cùng chi phí cực kỳ hợp lý
Nhược điểm :
- Mọi cuộc gọi video nào dài hơn 40 phút đều sẽ yêu cầu bạn trả phí.
- Có thể có vấn đề về bộ đệm nếu nó được sử dụng với hệ điều hành cũ hơn.
- Đôi khi sử dụng Zoom người dùng cảm thấy chất lượng video kém cũng như chất lượng âm thanh không ổn định.
- Tính năng trò chuyện thường xuyên bị ẩn trong quá trình họp.
- Không thể chia sẻ tài liệu trong khi live
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Skype : là một ứng dụng phổ biến trên toàn thế giới, được ra đời và phát triển từ năm 2003. Với bản miễn phí của Skype chúng ta chỉ được sử dụng tối đa các cuộc gọi truyền hình là 100h/ tháng, 10h/ngày và 4h/ ngày. Tuy nhiên phiên bản này chỉ phù hợp với cá nhân hoặc các nhóm nhỏ. Nếu muốn nâng cấp lên mức hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, chúng ta cần sử dụng phiên bản skype for business trả phí.
Ưu điểm :
- Có thể dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office
- Bảo mật chặt chẽ, quy mô họp có thể lên đến 250 người
Nhược điểm :
- Chất lượng hình ảnh không khác biệt gì so với những ứng dụng khác. Về chất lượng cuộc gọi Skype sử dụng bộ codec SILK do skype tự phát triển. Hình ảnh sử dụng chuẩn mã hóa mở VP8 do google phát triển và H.264.
- Dù đã là bản Business nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải nâng cấp một số phần để có một chất lượng họp ổn định
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zalo được biết đến như kênh mạng xã hội Việt Nam với lượng người dùng khổng lồ, không thua kém gì so với Facebook. Hiện nay, nhà phát hành đã nâng cấp ứng dụng, bổ sung thêm tính năng gọi video, giúp cho việc dạy học, họp online được diễn ra dễ dàng, thuận lợi hơn.
- Thao tác gọi video họp, học trực tuyến nhanh, đơn giản.
- Tùy chọn thành viên cho phép tham gia cuộc họp nhóm.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Đường truyền internet trên Zalo không ổn định, đôi khi bị nghẽn mạng giữa chừng.
- Các công cụ còn đơn giản, chưa hỗ trợ đầy đủ cho hoạt động dạy học, họp online.
- Không linh hoạt: khi bắt đầu bằng cuộc gọi thoại, bạn sẽ phải ngắt cuộc gọi đó nếu muốn chuyển sang video call.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Microsoft Teams là một ứng dụng nằm trong gói Office 365 và đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft. Microsoft thích hợp cho làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,...
- Họp online, dạy học online mọi lúc mọi nơi với thiết bị kết nối internet.
- Giới hạn tối đa 150 người cho mỗi cuộc họp video. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu Tenant (Tổ chức) có 15 Live Event diễn ra đồng thời.
- Sử dụng miễn phí nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng gói Office 365.
- Khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ Office 365 (như Word, Excel,...) dưới dạng các tab. Toàn bộ dữ liệu đồng thời được tải lên nền tảng đám mây của Microsoft.
- Mã hóa, bảo mật dữ liệu cao.
- Số lượng kênh giới hạn tối đa là 100 kênh/nhóm.
- Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu.
- Cài đặt phân quyền bị hạn chế.
- Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị.
- Nếu sử dụng phiên bản miễn phí, một số tính năng sẽ bị giới hạn.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
GoToMeeting là ứng dụng tổ chức cuộc họp được phát triển bởi LogMeIn với khả năng ghi lại cuộc họp dễ dàng, nhắc nhở lịch họp khi đồng bộ với lịch của thiết bị. Với khả năng tổ chức cuộc họp ở quy mô lớn, ứng dụng thích hợp sử dụng trong các doanh nghiệp.
- Ứng dụng cho phép bạn ghi lại cuộc họp để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
- Kết nối Internet, bạn có thể tổ chức cuộc họp ở mọi nơi.
- Kiểm soát quyền truy cập cho người tham dự khác để xem bản trình bày, bản nháp, báo cáo,...
- Cuộc họp có thể chứa đến 3000 người tham dự.
- Chia sẻ màn hình thiết bị với mọi người trong cuộc họp của bạn trên nhiều thiết bị.
- Đồng bộ hóa trên điện thoại và máy tính để tham gia các cuộc họp thuận tiện.
- Đòi hỏi đường truyền mạnh để tham gia cuộc họp.
- Phiên bản miễn phí bị giới hạn 25 người tham gia, để tổ chức cuộc họp với quy mô lớn bạn phải trả phí để nâng cấp ứng dụng.
- Một số tính năng liên quan không được sử dụng miễn phí.
