1. Không gian thoải mái
Phòng họp là không gian trao đổi bàn bạc giữa lãnh đạo và các bộ phận trong công ty, tiếp đón đối tác và khách hàng. Do đó, tiêu chuẩn thiết kế phòng họp cũng cần phải phù hợp với mục đích và chức năng của phòng họp, mang lại cảm giác làm việc chuyên nghiệp, lịch sự mà nó còn giúp cho các buổi làm việc đạt hiệu quả tốt. Mặt khác phòng họp là nơi đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính chiến lược để phát triển công ty. Do vậy vai trò của nó quan trọng không kém gì những phòng ban khác.
Không gian phòng họp chính là nơi bắt nguồn cho mọi cảm hứng của người tham gia. Với không gian phòng họp thông minh hài hòa, chuyên nghiệp, đúng chức năng sẽ tạo ra hình ảnh đẹp cho các đối tác, khách hàng tiềm năng, đồng thời kích thích sự sáng tạo, nâng cao động lực và tối đa hóa năng suất của nhân viên.
2. Thiết bị hiện đại
Để đảm bảo mang lại môi trường làm việc tiện nghi nhất cho nhân viên có khả năng tư duy phát triển ý kiến, xây dựng cuộc họp thành công thì bạn cần trang bị cho văn phòng những trang bị hiện đại nhưng dễ sử dụng, thao tác đơn giản
Thiết bị hỗ trợ phòng họp là công cụ không thể thiếu của một phòng họp thông minh đạt chuẩn, nó hỗ trợ tối đa cho người thuyết trình, tạo sức hút, lôi cuốn sự tập trung của người tham dự. Chiếc bảng tương tác (Smart Board hay Smart WhiteBoard) là yếu tố góp phần lớn vào sự thành công của mỗi buổi họp.
3. Người thuyết trình
Nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó phần chuẩn bị , phần “bếp núc” cho 1 buổi thuyết trình là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công.
Người thuyết trình dễ dàng tương tác mọi nơi. Trực tiếp tạo mới, chỉnh sửa, lưu trữ nội dung. Truyền tải nội dung một cách trực quan, sinh động tránh nhàm chán cho người tham dự.
4. Người tham dự
Các cuộc họp xưa nay vốn luôn phải “oan ức” chịu tiếng xấu là thủ phạm ngốn hết thời gian làm việc của dân văn phòng. Nhưng, bạn biết đấy, sự thật không phải vậy. Họp hành và thảo luận nhóm không bao giờ có thể chiếm hết thời gian làm việc nếu chúng ta thực hiện đúng cách
Khi sử dụng những chiếc bảng tương tác thông minh, nội dung cuộc họp trở nên sinh động hơn. Cùng với không gian thoải mái đánh tan sự mệt mỏi, không tập trung của người tham dự.
5. Khả năng truyền tải & tiếp thu
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… Nếu không phải trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ lãng phí nguồn lực đáng báo động trong mọi tổ chức.
Thay cho sự đơn điệu từ một phía của người thuyết trình tạo nên sự nhàm chán cho người tham dự. Một phòng họp thông minh đạt chuẩn dễ dàng chia sẻ nội dung buổi họp với mọi người qua các thiết bị thông minh sẵn có.
6. Kết nối & liên lạc
Cho dù bạn đang kết nối với một đồng nghiệp đang ở dưới sảnh hoặc là một khách hàng đang ở phía bên kia của trái đất, thiết bị phòng họp thông minh có thể tạo nên một cuộc gặp mặt trực tiếp bất cứ khi nào họ cần. Nhưng giống như với bất kỳ công nghệ khác, sẽ có một vài sự thử thách để sử dụng các thiết bị này một cách thành thạo.
Một phòng họp thông minh chuyên nghiệp, dễ dàng kết nối nội bộ và điều khiển họp từ xa mang lại hiệu quả tối đa cho buổi họp mà không cần tốn quá nhiều thời gian và chi phí.
7. Vị thế của doanh nghiệp
Đối với một công ty, việc trang bị phòng họp là một trong những nhu cầu tối thiểu để có thể mở rộng uy thế và danh tiếng của công ty. Tuy nhiên, điều này tại Việt Nam rất là khó khăn đối với rất nhiều các công ty nhỏ bởi vì để có phòng họp thì việc đầu tư vào máy móc, trang thiết bị cũng như nội thất sẽ gây hao tốn rất nhiều kinh phí.
Nâng tầm đẳng cấp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng tiềm năng. Bởi vậy đầu tư thiết bị công nghệ cao cho phòng họp bao giờ cũng thiết thực & hiệu quả.
8. Bảo mật thông tin
Hiện nay, cùng với sự phát triển công nghệ thông tin và truyền thông phòng họp thông minh được triển khai rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp. Điều này đem lại nhiều lợi ích, giúp các cơ quan, tổ chức giảm chi phí hội họp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Tuy nhiên, phòng họp thông minh cũng là mục tiêu để tội phạm mạng tấn công, khai thác và lấy cắp thông tin bí mật. Vì vậy, vấn đề bảo đảm an toàn an ninh thông tin cho các hệ thống là cần thiết và cần có những giải pháp phù hợp để áp dụng trong thực tế. Các thiết bị bảng tương tác thông minh cần cài đặt các ứng dụng bản quyền, anti-vius cũng như các ứng dụng bảo vệ khác.
Không những chỉnh sửa, lưu trữ thông tin trực tiếp mà còn mang tính bảo mật cao cho nội dung buổi họp.
9. Tiết kiệm chi phí
Thay vì sử dụng một loạt các thiết bị như máy chiếu, màn chiếu, máy tính, loa, bàn phím, vv.. thì việc sử dụng thiết bị bảng tương tác gọn hàng và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều lần.
10. Tiết kiệm thời gian
Phòng họp thông minh không phải là khái niệm mới ở Việt Nam. Sự thay đổi mạnh mẽ của Internet đã biến thế giới trở thành một vòng tròn không có khoảng cách dù là địa lý, văn hóa hay kinh tế. Mọi người đều có thể kết nối thông qua một cú click chuột hay chạm tay, tất cả thông tin đều có thể diễn đạt dễ dàng thông qua vài thao tác đơn giản.
Tiết kiệm thời gian cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn và đưa ra những quyết định quan trọng nhanh chóng hơn. Hoàng Quân – CEO một startup Thực phẩm sạch cho rằng: “Sử dụng những ứng dụng phòng họp thông minh… giúp công ty tôi tiết kiệm tới 70% thời gian những cuộc họp”.
StarMart.vn
